• Manual para Pagamentos e Reembolsos

     

     

    Caros voluntários e fornecedores,

     

    Este Manual contém os procedimentos para solicitar pagamentos e/ou reembolsos de gastos referentes aos seus Projetos. É importante observar os procedimentos indicados neste Manual para evitar demora ou inviabilização dos pagamentos e/ou reembolsos.

     

  • Solicitação de Pagamentos e Reembolsos

    Envio das Solicitações de Pagamentos e Reembolsos:

     

    As Solicitações de Pagamentos e Reembolsos devem ser realizadas via preenchimento do formulário disponível no botão "Enviar Solicitação" abaixo.

     

    Não serão aceitas Solicitações de Pagamentos e Reembolsos realizadas via e-mail, WhatsApp, contato telefônico, ou qualquer outra forma de contato.

    Aprovação das Solicitações de Pagamentos e Reembolsos:

     

    As solicitações de Pagamentos e Reembolsos serão aprovadas caso o Projeto tenha saldo suficiente em caixa, e desde que estejam de acordo com a Política de Pagamentos e Reembolsos e com as Regras de Comprovação de Gastos.

     

    Os pagamentos e reembolsos serão realizados conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos.

     

     

    O IEP-INSTITUTO ESPAÇOS PÚBLICOS NÃO SE RESPONSABILIZARÁ POR PAGAMENTOS E REEMBOLSOS A FORNECEDORES E VOLUNTÁRIOS QUE NÃO ATENDEREM OS PROCEDIMENTOS APRESENTADOS NESTE MANUAL.

  • Política de Pagamentos e Reembolsos

    Prestação de Serviços Recorrentes

    Empresas:

     

    As Prestações de Serviços Recorrentes (e.g. jardinagem, zeladoria e outros serviços similares) devem ser realizados por Empresa que atenda aos Padrões de Contratação do IEP, que esteja cadastrada no Sistema de Cadastro de Fornecedores do IEP, e que esteja de acordo e tenha assinado o Contrato de Prestação de Serviços Recorrentes (Empresas).

     

    Os pagamentos serão realizados no dia 10 de cada mês seguinte ao da prestação dos serviços. Para tanto, a Nota Fiscal (NF) deverá ser emitida de acordo com as Regras de Comprovação de Gastos e anexada ao formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos. Ambos deverão ser enviados ao IEP-Instituto Espaços Públicos até o dia 5 do mês seguinte ao da prestação dos serviços.

     

    Caso o envio da Nota Fiscal (NF) e/ou do formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos ocorrer após o dia 5 do mês seguinte ao da prestação dos serviços, o pagamento será realizado conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos.

    Profissionais Autônomos:

     

    Em situações excepcionais poderão ser aceitas Prestações de Serviços Recorrentes (e.g. jardinagem, zeladoria e outros serviços similares) por Profissionais Autônomos. A Prestação de Serviços Recorrentes por Profissionais Autônomos não poderá exceder a carga horária de 16 horas semanais.

     

    Os Profissionais Autônomos deverão atender aos Padrões de Contratação do IEP, estar cadastrado no Sistema de Cadastro de Fornecedores do IEP e assinar o Contrato de Prestação de Serviços Recorrentes (Profissionais Autônomos).

     

    Os pagamentos serão realizados no dia 10 do mês seguinte ao da prestação dos serviços. Para tanto, o Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) deverá ser assinado de acordo com as Regras de Comprovação de Gastos, e anexado ao formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos. Ambos deverão ser enviados ao IEP-Instituto Espaços Públicos até o dia 5 do mês seguinte ao da prestação dos serviços.até no máximo dia 5 de cada mês.

     

    Caso o envio do Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) e/ou do formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos ocorrer após o dia 5 do mês seguinte ao da prestação dos serviços, o pagamento será realizado conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos.

    Prestação de Serviços Pontuais

    Empresas:

     

    As Prestações de Serviços Pontuais devem ser realizadas por Empresa qualificada para os serviços a serem prestados.

     

    Os pagamentos serão realizados em data conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos. Para tanto, a Nota Fiscal (NF) deverá ser emitida de acordo com as Regras de Comprovação de Gastos e anexada ao formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos.

    Profissionais Autônomos:

     

    Em situações excepcionais poderão serão aceitas Prestações de Serviços Pontuais por Profissionais Autônomos.

     

    Os pagamentos serão realizados em data conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos. Para tanto, a Recibo de Prestação de Serviço Avulso deverá ser assinado de acordo com as Regras de Comprovação de Gastos e anexada ao formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos.

    Ajuda de custo, Materiais e outros itens:

    Ajuda de custo:

     

    Poderão ser solicitadas Ajudas de Custos por voluntários que sejam devidamente justificadas.

     

    Os pagamentos serão realizados em data conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos. Para tanto, o Recibo de Ajuda de Custo deverá ser assinado de acordo com as Regras de Comprovação de Gastos e anexada ao formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos.

    Materiais ou outros itens:

     

    Poderão ser solicitados reembolsos por voluntários para compras de Materiais ou outros itens que não estejam relacionados à prestação de serviço por terceiros.

     

    Os reembolsos serão realizados em data conforme o Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos. Para tanto, os documentos relativos às compras que atendam as Regras de Comprovação de Gastos deverão ser anexados ao formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos.

  • Cronograma de Liberação de Pagamentos e Reembolsos

    O IEP-Instituto Espaços Públicos efetuará pagamentos e reembolsos, sempre e somente, nos dias 10 e 25 de cada mês. Não serão realizados pagamentos ou reembolsos em outras datas.

     

    O formulário de Solicitação de Pagamentos e Reembolsos e os demais documentos necessários conforme as Regras de Comprovação de Gastos deverão ser enviados ao IEP-Instituto Espaços Públicos em até 5 dias de uma das datas de pagamento (i.e. dias 10 ou 25 de cada mês), e não a data de vencimento da Nota Fiscal ou outros documentos previstos nas Regras de Comprovação de Gastos.

    Liberações:

  • Regras para Comprovação de Gastos

    Nota Fiscal (NF)

     

    As NF's deverão ser emitidas para o INSTITUTO ESPAÇOS PÚBLICOS sob o CNPJ nº 34.363.616/0001-49.

     

    O descritivo da NF's deve ser o mais detalhado possível, incluindo obrigatoriamente:

    • A descrição dos serviços prestados;

    • A indicação do Projeto para o qual está sendo prestado o serviço; e

    • Os dados bancários para depósito.

    Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)

     

    Os RPA's serão emitidos exclusivamente pelo escritório de contabilidade do IEP que fará o cálculo dos impostos devidos.

     

    Ao receber o RPA, o prestador de serviço deverá imprimir, assinar, escanear e encaminhar o RPA assinado digitalizado.

     

    Para a emissão do RPA é necessário o envio das seguintes informações:

     

    • Nome Completo

    • Endereço Completo

    • Número do CPF

    • Número, data e local de expedição do RG

    • Nome do Pai e Mãe

    • Número do PIS ou inscrição do INSS

    • Descrição do serviço prestado

    • Valor líquido do serviço prestado

    Recibos de Prestação de Serviço Avulso e/ou Ajuda de Custo

     

    Os Recibos de Prestação de Serviços Avulso e/ou Ajuda de Custos deverão usar preferencialmente os Modelos de Documentos disponíveis neste manual.

     

    Serão aceitos outros modelos de Recibo caso os documentos apresentem obrigatoriamente as seguintes informações:

    • O valor (R$) solicitado;

    • A descrição do serviço ou ajuda de custo;

    • A data;

    • A assinatura do solicitante;

    • O Nome Completo do solicitante;

    • O RG do solicitante; e

    • O Endereço do solicitante.

    Cupom Fiscal

     

    As Solicitações de Reembolso que usarem Cupom Fiscal como Comprovação de Gasto, deverão conter cópia do Cupom Fiscal em se possa identificar todas as suas informações (e.g. data da compra, relação de materiais e outros itens adquiridos, valor da compra).

     

    Os formulários relativos às Solicitações de Reembolso deverão indicar valor idêntico ao do Cupom Fiscal pertinente. Não serão reembolsados quaisquer outros valores que não estejam relacionados ao Projeto em questão (e.g. gasto pessoais do voluntário).

     

  • Modelos de Documentos

    • Recibo de Prestação de Serviço Avulso - Baixar Modelo
    • Recibo de Ajuda de Custo - Baixar Modelo
    • Contrato de Prestação de Serviços Recorrentes (Empresas) - Baixar Modelo
    • Contrato de Prestação de Serviços Recorrentes (Profissionais Autônomos) - Baixar Modelo